Björns betraktelser

Texter om allt och inget, som förhoppningsvis är till nytta i något avseende

Behålla kolumnbredd när pivottabell uppdateras

Vid arbete med pivottabeller så uppkommer ofta situationen att pivottabellen görs snygg med t.ex. kolumnbredder och annat. När sedan pivoten uppdateras försvinner kolumnbredder och sätts till standardbredd.

Det finns en funktion för att stänga av att kolumner autopassas när en pivottabell uppdateras. Kolla under Pivottabellalternativ – Layout och format.

Sparar mycket tid och kraft.

Kontorsplats i anrika Tornhuset

Verksamheten måste utvecklas, så fr.o.m. september 2017 hyr jag en kontorsplats i Tornhuset i Gustavsberg (www.tornhuset.com). Lokalerna är i det anrika Tornhuset som var huvudkontor till Gustavsbergs Porslinsfabrik kring sekelskiftet (förutom kontor även tullstation, lokaler för post och tele samt väntsal för den livliga båttrafiken). Här sitter flera kompetenta företag som gör allt från att utveckla webblösningar till att konstruera hydraulsystem till entreprenadmaskiner i gruvor. Spännande miljö!! Varför inte lägga ett möte här, ett miljöombyte kan göra underverk för arbetet.

Summera kolumn som innehåller felvärden

Ofta händer det att när en kolumn skall summeras så blir det fel för det finns en division med noll eller annat fel på någon rad i kolumnen som skall summeras. En lösning är att använda OM i varje cell i kolumnen (“OM >0 skrivd då ut värdet”). Funktionen MÄNGD är smartare. Den används alltså i den cell där summeringen skall göras. Som argument talar man om vad man vill göra (summera, räkna antal etc.) samt om man utesluta felväreden.

Hepp,  färdigt!

Spännande verktyg för projektstyrning

Dapulse (dapulse.com) är ett nytt och spännande verktyg för uppföljning och styrning av projekt. Det kan hantera i princip alla nivåer, från en projektportfölj till uppföljning av aktiviteter på lägsta nivå.

Utvecklarna säger själva att de har inspirerats av Excel för flexibiliteten. Och viss påminner det om Excel, eller i all fall att det finns rader och kolumner och därmed celler som kan innehålla nästan vad som helst.

Byggs en tavla för ett projekt kan det enkelt delas i projektgruppen.

Som sagt var, verktyget ser klart spännande ut. Jag ska prova det i en större satsning med flera projekt/delprojekt inom B2B/B2C. Återkommer kanske med en utvärdering.

Kolla gärna in en genomgång (film, 7 min).

Pivottabeller i Excel är ett mycket kraftfullt verktyg

Jag har nyligen levererat en ganska häftig ”faktureringssnurra” i Excel:

  • data fångas i ett logistiksystem genom att scanna inkommande gods. Bl.a. sätts det poäng på hur mycket jobb det är med just med de oliak typerna av gods, et tlitet paket på 1 kg är lättare att hantera än en pall på 250 kg t.ex.
  • datat exporteras ut till till Excel
  • i Excel görs kompletteringar av data från andra källor
  • pivottabeller används för att summera data så att det kan användas för beräkning av kostnader m.m.
  • fortsatt arbete i Excel: godstransaktioner åsätts en kostnad m.m.
  • till sist skapas en XML-fil som importeras i Visma till färdiga fakturor.

Det är mycket enkelt att skapa en pivottabell, det viktiga är att datat är strukturerat på ett bra sätt. Så bygg inte olika listor för olika ändamål med liknande data, utan lägg lite tid på att strukturera datat och använd sedan pivottabeller för att skapa de uppställningar verksamheten behöver. Den stora vinsten är då att det blir mycket enkelt att ta fram helt nya skärningar av datat.

Tveka inte att ta kontakt för en diskussion om hur Excel kan användas för att ”vardagsrationellisera” en process eller rutin i din verksamhet.

16 666 varv runt jorden med tåg

Jag har besparat miljön 1 400 kg koldioxid (CO2) under mitt resande med tåg de senaste 12 månaderna jämfört med om jag tagit bil! Den mängden koldioxid motsvarar 16 666 varv runt jorden med tåg!

Så här ser min utsläppskalkyl ut, baserat på mina 14 670 resta km.

  • Tåg: 0,03081 kg CO2
  • Buss: 510 kg CO2
  • Bil: 1 401 kg CO2
  • Flyg: 2 272 kg CO2

Allt enligt SJ´s miljökalkyl.

Spännande att dra ett litet strå till stacken! Gör du det?

En projektgrupp är utvalda människor som litar på varandra

En projektgrupp är inte bara en grupp/samling av människor som råkar jobbar ihop.

En projektgrupp är utvalda människor som litar på varandra.

Att lyfta upp detta på ett projektstartsmöte skapar klart intressanta diskussioner. Vad innebär det att lita på varandra avseende att komma i tid till möten, bidraga aktivt på möten, leverera i tid m.m.

Ovanstående kompletterar definitionen på en projektgrupp på ett bra sätt.

Suverän tangentbordsaccelerator i Windows

Ordet tangentbordsaccelerator snappade jag upp för länge sedan i en manual från IBM. Jag har hela tiden undrat om det verkligen är ett seriöst ord eller någon utvecklare som var lite rolig. Hur som helst så är det ett helt underbart ord för en ”kombination av tangenttryckningar som snabbar upp/accelererar arbetet”.

Av en händelse hittade jag ett suveränt sätt att placera två fönster bredvid varandra i Windows: Fönsterknapp + höger/vänsterpil. Fönsterknapp + högerpil placerar det aktiva fönstret ute till höger och anpassar storleken till halva skärmen. Med vänsterpil fås samma effekt fast till vänster förstås. På två sekunder har jag nu t.ex. två Excelblad bredvid varandra.

Detta accelererar mitt jobb!!

Sök gärna på ted.com eller Youtube efter ”David Pogue: 10 top time-saving tech tips” för fler smarta tips, och en underhållande presentation.

Bra definition på team/projektgrupp!

Det finns många definitioner på vad en projektgrupp är. Nedanstående definition framtagen redan1993 är klart bra. Det var Katzenbach/Smith på Harvard Business School som satte upp denna definition på vad ett team är:

Ett litet antal personer med komplementära färdigheter,
hängivna ett gemensamt syfte och uppdrag, prestandamål och arbetssätt,
för vilket de håller varandra ömsesidigt ansvariga.

I teamet finns ett fördelat ledaransvar. Visst, en person är projektledare med ansvar för styrning m.m. Men gruppen diskuterar, beslutar och arbetar tillsammans. En för alla, alla för en.

Projektet lyckas, eller inte, och projektgruppen är laget som lyckas, eller inte. Resultatet beror inte bara på en deltagare i projektgruppen.

Katzenbach/Smith har utvecklat detta vidare både i en bok och artiklar i Harvard Business Review (2005).

19 380 varv runt jorden med tåg

Jag har besparat miljön 1 628 kg koldioxid (CO2) under mitt resande med tåg de senaste 12 månaderna jämfört med om jag tagit bil! Och det motsvarar 19 380 varv runt jorden med tåg!

Så här ser min utsläppskalkyl ut, baserat på mina 17 056 resta km.

  • Tåg: 0,03582 kg CO2
  • Buss: 593,55 kg CO2
  • Bil: 1628,85 kg CO2
  • Flyg: 2650,16 kg CO2

Allt enligt SJ´s egen miljökalkyl.

Spännande att dra ett litet strå till stacken! Gör du det?